Ragnar Holtan är en divisionsdirektör i Rejlers Norge, i en division som heter Omega Holtan. När de förutsåg en stor tillväxt, ville de bli av med en större mängd manuellt arbete. Lösningen blev Severa – och sedan dess har de aldrig sett tillbaka!
Problemet
– Vi hade en del manuella rutiner som gjorde det utmanande att följa upp stora projekt och många anställda. Då behövde vi något som automatiserade tidsregistreringen utöver det som är hela vår värdeskapande – projektstyrning, resursallokering, kalenderanteckningar och allt som hör till det.
Mycket manuellt arbete är krävande. Det tar mycket tid och kan leda till kostsamma fel. När Ragnar och hans division ville växa, ville de göra det utan att behöva anställa fler personer på administrationssidan.
– I det låg att vi behövde bli av med många av de manuella rutinerna. Det var två saker; att kunna växa utan “växtproblem” och inte ha för stora kostnader på administrationssidan, det andra var att minska risken för mänskliga fel. Det kostar ju några kronor. Vi ville ha god kontroll, enklare kunna styra en större mängd människor, hantera fler aktiviteter och större projekt utan att behöva ha fler i administrationen.
Lösningen
Efter en process där de utvärderade hur de skulle gå vidare, valde de till slut Severa 2016. Ragnar uppskattar användarvänligheten i systemet och att de har haft nytta av flera olika funktioner det erbjuder.
– Jag vill rekommendera Severa. Det är relativt enkelt på flera nivåer. Många av användarna är ju bara inne där för att registrera timmar, medan projektledarna använder det för att allokera resurser, ha kontroll på tidsregistreringar, budgetar och allt som hör till det. Längre upp i systemet kan man ta ut rapporter på alla nivåer för att ha god kontroll och styrning genom vardagen. Det ersätter många manuella rutiner, som jag också vet att många andra kämpar med. Eftersom vi också har Visma-programvara och SuperOffice för andra saker, säkerställer vi ett bra flöde från beställning till fakturering och utförande.
Ragnar kan berätta om ett sömlöst flöde i flera olika delar av verksamheten. Han lyfter särskilt fram tidsregistreringen.
– Tidsregistreringen är väldigt enkel. Så länge projektet är skapat kommer man alltid att hitta det, och man kan anmäla sig, ha olika åtkomstkontroller, eller skapa ett projekt själv. Det kräver få klick. Tidsgodkännande gör vi veckovis på flera nivåer, så då är det skönt att vi slipper gå in och titta på varje enskild, utan istället har en tydlig översikt där vi ser att alla har registrerat det de ska, säger han och fortsätter:
– Projektledarna kan också enkelt skicka rapporter till de kunder som kräver det. Ledningen som ser mer övergripande kan enkelt se om vi har den progression och intjäning vi önskar varje dag. Med andra ord, ganska lättförståeligt.
Vikten av en bra leverantör
När de skulle byta system, letade de efter en leverantör som kunde vägleda dem, men också kunde vara med och integrera systemet i andra system de använde tidigare. Allt från ekonomisystem, kalender och Microsoft-produkter. Valet föll på Abacus – och de är särskilt nöjda med svarstiden.
– När systemen skulle hänga ihop och det skulle skapas integrationslösningar, var det viktigt för oss att ha en leverantör som kunde svara relativt snabbt och vara på bollen. Där är Abacus bra. När vi har haft en fråga har vi fått svar, gärna inom några minuter. Har det varit större projekt vi behövt hjälp med, har de hanterat det och satt på folk. Det är vi mycket nöjda med. Att ha en leverantör som svarar snabbt, förutom att kunna det de pratar om, är en stor fördel!
Om Rejlers och Omega Holtan
Omega Holtan är ett uppköpt företag från 2022, men som ursprungligen har bedrivit verksamhet sedan 1985 med projektering av elektriska anläggningar. Särskilt inom transport, infrastruktur och industri.
Rejlers är ett av Nordens ledande rådgivande ingenjörsföretag. De har sedan 40-talet hjälpt företag, offentliga myndigheter och andra organisationer att möta morgondagens utmaningar.
