Koppernæs AS använde länge ett affärssystem som inte var anpassat till deras verksamhet, vilket gjorde många arbetsprocesser onödigt krångliga. För ett och ett halvt år sedan valde de Visma Net, levererat av Abacus IT. Nu har de äntligen ett system som är användarvänligt, intuitivt och har goda integrationsmöjligheter!
Ett bra affärssystem kan vara avgörande för att ett företag ska kunna arbeta effektivt. Det fick Bjarte Andreassen, CFO på Koppernæs, erfara när de tidigare lade mycket tid på uppgifter som egentligen inte borde vara komplicerade.
– Vi hade problem med rapportering, EHF-fakturor, utskrifter, integrationer mot Microsoft och Skatteetaten, och dessutom ett fakturahanteringssystem som inte var ändamålsenligt. Integrationerna mot reseräkningssystemet och lönesystemet var också problematiska.
De delade dessutom affärssystem med olika dotterbolag, vilket innebar att systemet inte nödvändigtvis var anpassat efter deras behov. Senare valde de att decentralisera IT-strukturen så att varje division kunde välja sitt eget affärssystem. Då kunde de äntligen välja ett system som passade dem bäst – och det behövde uppfylla en rad krav.
– Vi ville ha ett mindre och modernt system med löne- och reseräkningsmodul, EHF-integration, fakturering, AutoPay och möjlighet till bankavstämning. Det skulle också vara flexibelt gentemot Microsoft, molnbaserat och säkert mot cyberbrott. Dessutom var det viktigt att det var kostnadseffektivt och enkelt att implementera.
Valet föll på Visma Net – vilket visade sig vara ett beslut som gav den effekt Bjarte och resten av Koppernæs hoppats på.
– Vi har hittills bara goda erfarenheter. Vi är särskilt nöjda med dokumentflödet och integrationerna mot bank, lön och reseräkningar, samt att det är väldigt användarvänligt och lätt att navigera i. Jag gillar särskilt godkännandeprocesserna och integrationerna. Vi slipper hantera många olika system och inloggningar, och jag upplever att systemet är säkert och tryggt. Vi märker också att tekniska problem löses snabbt, och att vi inte behöver vänta länge. Vi behöver inte ha någon intern support, berättar han och tillägger:
– Nu ska vi även börja använda Visma Net i fler bolag. Koppernæs ska bygga en ny företagsbyggnad i Brevika i Ålesund, och vi kommer att använda Visma Net även i den processen.
Förutom att systemets funktionalitet måste matcha företagets behov, är valet av en bra leverantör avgörande för att implementeringen ska lyckas. För Koppernæs var det viktigt att få en leverantör som prioriterade dem och förstod deras behov. Därför valde de Abacus IT. Bjarte berättar om en strukturerad och effektiv process med hjälp av Abacus ERP-rådgivare Sølvi Loftesnes – som fick en bra relation med deras ekonomi- och kontorsansvariga, Nandi Stewart-Payne.
– Vi kan inte annat än att berömma Sølvi. Hon kunde bokföring, inte bara det tekniska – och hon förstod de problem Nandi tog upp. Vi har ett flervalutasystem och koncernbank i de flesta bolag, vilket är komplext och mycket viktigt för oss att det fungerar. Nandi och Sølvi löste detta på ett utmärkt sätt tillsammans. Hon ställer alltid upp, är positiv och lösningsorienterad, säger han.
– Det var mycket “learning by doing”, men vi hade alltid Sølvi som backup. Hon hittade också de resurser vi behövde. Processerna blev färdigställda – inte till 95 %, utan till 100 %.
Att byta hela affärssystemet kan vara en krävande uppgift. Många etablerade arbetsprocesser kan behöva ändras, och för vissa kan det kännas betungande. På frågan om han har några tips till andra som ska byta system i framtiden, har Bjarte flera goda råd.
– Det är viktigt att identifiera företagets behov och välja system utifrån det. Att skjuta småfåglar med kanoner är sällan en bra idé. Det är också viktigt att involvera personer som kan de nuvarande processerna, men som också är öppna för nya idéer, så att det inte bara blir en teknisk övning. Då undviker man många konflikter. Det är också viktigt att leverantören följer upp efter försäljningsfasen och tar ansvar under implementeringen. Här har Abacus ansvarige, Tommy Hagen, levererat enligt våra förväntningar.
Koppernæs AS är ett familjeägt investeringsbolag med huvudkontor i Ålesund. Företagets historia går tillbaka till 1884 och ägs och drivs idag av femte generationen i familjen. Koppernæs är en långsiktig investerare som fokuserar på att skapa varaktigt värde för alla intressenter, och hållbarhet är en integrerad del av företagets affärsfilosofi. Koncernen omsätter totalt strax under 5 miljarder norska kronor.
Koncernens verksamhet är organiserad i tre divisioner: marina ingredienser, infästningsteknik och fastigheter. Koppernæs har starka band till den marina industrin och äger företag inom fiskmjöl- och fiskoljeproduktion i Norge, Danmark och Chile. Koppernæs har också varit engagerat i infrastrukturindustrin i många decennier och äger företag inom infästningsteknik i Norge, Sverige och Polen. Dessutom är Koppernæs aktivt inom fastighetsinvesteringar.
Fastighetsinvesteringarna har hittills omfattat egna driftfastigheter, men nu satsar Koppernæs för första gången på ett nybyggnadsprojekt som ska hyras ut till externa hyresgäster. På tomten intill Koppernæs huvudkontor på Breivika Industriveg 4 ska ett fyravånings kommersiellt byggnadskomplex på 13 980 kvadratmeter uppföras, med en kombination av kontor, handel och lager. Byggnaden kommer att bli en av Ålesunds mest moderna och hållbara kommersiella fastigheter och är strategiskt placerad vid E39. Målet är att byggnaden ska stå färdig senast den 1 september 2026.
