Så här arbetar vi med Öppenhetslagen hos Abacus IT

Redegjørelse for Abacus IT AS

Abacus IT AS er en leverandør av IT- og ERP-løsninger i det norske markedet. Selskapets misjon er å gi merverdi til sine kunder. Dette gjennom å bidra til effektivisering og leveranse av skyløsninger. Abacus IT har videre et stort antall kompetente rådgivere med sterk lokal tilstedeværelse gjennom selskapets 11 lokasjoner. Abacus IT AS er en virksomhet som tar bærekraftig forretningspraksis på alvor. Vårt mål er å bruke innflytelsen vår til å arbeide for respekt for menneskerettigheter, etisk handel og bærekraftige produksjonsprosesser, både i selskapet og overfor våre forretningspartnere.

Bærekraftig forretningspraksis

Bærekraftig forretningspraksis, også kalt etisk handel, er forretningspraksis som bidrar til å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter, samfunn og miljø, og en forutsetning for å nå FNs bærekrafts mål. Bærekraftig utvikling innebærer at dagens generasjoner får dekket sine behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners mulighet for å få dekket sine. Basert på anerkjente internasjonale standarder, de veiledende prinsippene fra Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD), verdenserklæringen om menneskerettighetene fra FN (UNO) og de åtte kjernekonvensjonene fra Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) reflekterer disse retningslinjene våre forventninger til HMS, etikk, menneskerettigheter og arbeidsvilkår. Les mer om FNs bærekraftsmål her.

Hvordan følger Abacus IT AS opp sine leverandører

Abacus IT AS har faste prosedyrer for onboarding og løpende samarbeid med leverandører og produsenter (heretter kalt leverandører).  Prosessbeskrivelsene rundt håndtering av leverandørene omfatter

• Gjennomgang av leverandørs arbeid med aktsomhetsvurderinger
• Vurdering av risiko for brudd på disse
• Rutiner for håndtering ved brudd/avvik

Alle våre leverandører er klassifisert etter samarbeids- og viktighetsgrad. De viktigste leverandørene følges opp jevnlig, og samtlige leverandører revideres minimum årlig. Det gjennomføres jevnlig møter med alle våre viktigste leverandører. Vi prioriterer samarbeid med leverandører i land hvor risiko for brudd på Åpenhetsloven er lave, og som har klart definerte aktsomhetsvurderinger. Dersom vi identifiserer risiko, setter vi i gang tiltak for å redusere eller eliminere risikoen. Dette inkluderer dialog med leverandør. Vi søker alltid å ha en alternativ leverandør tilgjengelig dersom vi ser at vår dialog ikke medfører forbedringer. Vi har, ved våre gjennomganger i løpet av 2024, ikke funnet vesentlige brudd eller avvik som krever tiltak hos våre viktigste leverandører.

Aktsomhetsvurderinger

Abacus IT AS jobber for en bærekraftig forretningspraksis gjennom aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurdering er en metode for bærekraftig forretningspraksis. Det er en risikobasert tilnærming for å respektere og ivareta mennesker, samfunn og miljø i egen virksomhet og i hele verdikjeden. Å stanse, redusere eller forebygge negative konsekvenser for mennesker, samfunn og miljø er en grunnleggende forutsetning for å lykkes med etisk handel.

Aktsomhetsvurderinger

• er forebyggende • er risikobaserte og innebærer prioritering av alvorlig og sannsynlig negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø • er dynamiske • blir styrket gjennom involvering av interessenter • flytter ikke ansvar • samsvarer med internasjonale standarder for bærekraftig forretningspraksis • avhenger av omstendighetene, for eksempelforretningsmodell, produktvalg, størrelse, posisjon i leverandørkjeden etc. • inkluderer kontinuerlig kommunikasjon

Bærekraftig forretningspraksis

Våre prinsipper for bærekraftig forretningspraksis (code of conduct) forplikter våre ansatte, leverandører og samarbeidspartnere. Internasjonale standarder for menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, dyrevern og antikorrupsjon skal respekteres. Abacus IT AS prinsipper for bærekraftig forretningspraksis er basert på FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums-, ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde. Våre retningslinjer er utarbeidet i henhold til disse prinsippene, og våre krav knytter seg til følgende områder:

Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr. 29 og 105)

Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr. 87, 98,135 og 154)

Arbeidere skal uten unntak ha rett til à slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller motarbeide fagorganisering eller kollektive forhandlinger. Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i a utføre sitt fagforeningsarbeid. Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

Brutal behandling (Menneskerettighetserklæringen/UDHR)

Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

Diskriminering (IL-konvensjon nr. 100 og 111 og FNs kvinnediskrimineringskonvensjon)

Det skal ikke fore komme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion. alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet. Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd, og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks. ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO-konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO-anbefaling nr. 146)

Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med 5.1.1. nasjonal minstealder for ansettelse, eller: 5.1.2. minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon 138, kan dette aksepteres. Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted. Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid. Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO-konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

Helse, miljø og sikkerhet (ILO-konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164)

Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av eller relatert til forhold på arbeidsplassen. Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere. Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat. Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

Lønn (ILO-konvensjon nr. 131)

Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing. Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren. Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14)

Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner.

Regulære ansettelser

Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner. Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår. Lærlingsprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold.

Marginaliserte befolkningsgrupper

Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for urfolk eller andre marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.

Miljø

Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden. I tråd med føre var-prinsippet skal det gjennomføres tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser og lokal forurensning, bruk av skadelige kjemikalier og sprøytemidler, og for å sikre bærekraftig ressursuttak og forvaltning av vann, hav, skog og land, samt bevaring av biologisk mangfold. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

Korrupsjon

Alle former for bestikkelser er uakseptable, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte, samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.

Dyrevelferd

Dyrevelferd skal respekteres. Tiltak bør iverksettes for å minimere negativ påvirkning på produksjonsdyrs og arbeidsdyrs velferd. Nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning og -reguleringer skal overholdes.

Ekstern kommunikasjon

Et vesentlig element i lovverket er informasjonskravet, som krever åpenhet om de aktuelle temaene. Det innebærer at du kan be oss redegjøre for det arbeidet vi gjør for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle ledd av vår virksomhet. Det kan du gjøre ved å sende en e-post til apenhetsloven@abacus-it.no. Loven har som utgangspunkt at du skal få svar på dine spørsmål senest i løpet av tre uker. I tillegg finner du aktuell informasjon på våre nettsider.