📌 Skriven av Trine Pettersen, Avdelningschef i Son. Arbetar med molnbaserat affärssystem.
Allt fler företag ser värdet i att gå över till ett molnbaserat affärssystem. Fördelarna är många och tydliga:
Alltid tillgänglig – oavsett tid och plats
Automatiska uppdateringar
Realtidsdata
Mer automatisering – vilket sparar mycket tid
Trots detta ser vi att vissa företag lyckas betydligt bättre än andra med övergången från lokal drift till molnet. Baserat på erfarenhet från många olika implementationsprojekt har jag identifierat fem gemensamma faktorer som ökar chansen för ett lyckat projekt:
1. En engagerad och involverad organisation
Att byta affärssystem är en krävande process. Därför är det viktigt att avsätta tid och resurser internt. De medarbetare som påverkas av förändringen bör vara involverade från början – det skapar förståelse, delaktighet och mindre motstånd.
För oss som rådgivare är det också avgörande att förstå företaget, personalen och de dagliga arbetsprocesserna. Det uppnår vi genom dialog och ett väl genomfört förprojekt, där vi skapar en tydlig bild av vad som ska göras och vilka förväntningar som finns. Här identifierar vi även eventuella utmaningar och om Visma.net är rätt lösning – eller om vi behöver se på alternativ.
2. Förändringsvilja
En lyckad övergång till molnbaserat ERP handlar till stor del om att vara öppen för nya arbetssätt. De företag som lyckas bäst är de som aktivt tar i bruk ny funktionalitet och automatiserar sina processer. Att gå från lokal drift till molnet innebär ett nytt tänkesätt – man kommer inte att arbeta som tidigare. Öppenhet och anpassningsförmåga är nyckeln.
3. Projektledning
En stark projektledare är ovärderlig. Den personen håller ihop kommunikationen mellan kund och leverantör, koordinerar ansvar och ser till att tidsplaner följs. Skulle något skava – som att deadlines spricker – är det projektledaren som ser till att alla parter är informerade och samordnade.
4. Kvalitet i grunddata
Inget affärssystem fungerar bättre än datan det får. Därför är det avgörande att grunddatan är korrekt och uppdaterad – från priser och produkter till lagersaldon. Att rensa och strukturera data innan överföring är en av de viktigaste framgångsfaktorerna. Att göra det i efterhand är både tidskrävande och riskabelt.
5. Utbildning och uppföljning
Utbildning i det nya systemet är förstås ett måste. Men det är minst lika viktigt att få stöd vid go-live och veckorna därefter. Det är då utmaningarna uppstår – när användarna för första gången själva ska hantera nya rutiner. Att ha rådgivare tillgängliga under denna fas gör övergången mycket smidigare.
Vi rekommenderar därför alla nya kunder att inkludera timmar för efteruppföljning. Användarna ska avsluta ett system och börja i ett nytt – ofta parallellt. Det är ofta den mest utmanande perioden. En uppföljningspaket säkerställer också att rådgivarna som varit med under projektet finns kvar tills allt är på plats.
Är du nyfiken på ett molnbaserat affärssystem?
Då är du varmt välkommen att kontakta oss – vi berättar gärna mer om hur vi kan hjälpa just ditt företag att lyckas i molnet!
