- Informasjon: Arbeidsgiver må informere arbeidstakerne om overvåkningspolitikken og de spesifikke omstendighetene der e-posten deres kan bli gjennomgått.
- Nødvendighet: Innsyn skal bare skje når det er nødvendig for å beskytte arbeidsgivers interesser. For eksempel når det er mistanke om mislighold eller for å sikre driftssikkerhet.
- Samtykke: Arbeidstakerens samtykke kan være nødvendig, avhengig av omstendighetene og den lovgivningen som gjelder.
Når en ansatt slutter, skal e-posten slettes. Mange arbeidsgivere gjør ikke dette og lar e-posten være aktiv lenge etter at arbeidsforholdet er ferdig. Dette kan koste arbeidsgiveren dyrt, med et gebyr på opptil 75 000 kroner, ifølge Datatilsynet. Det er viktig å opprette en automatisk svarmelding med beskjed om at den det gjelder har sluttet, og informasjon om hvem andre man skal henvende seg til. Den ansatte som slutter kan eksportere eposter (PST-fil) til en minnepinne, filområder eller annet media og tilgjengeliggjøre dette selv, dersom hen ønsker det.
Personopplysningsforskriften bestemmer også at innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid. La da arbeidstakeren gå igjennom alle dokumenter og eposter, og fjerne det som er av privat informasjon.
Videresending av e-post ansees som “en kontinuerlig overvåking av den ansattes bruk av elektronisk utstyr”, og er forbudt. Det kan bare unntaksvis skje hvis formålet er å administrere bedriftens datanettverk eller avdekke og oppklare sikkerhetsbrudd. Automatisk videresending oppfyller ikke disse vilkårene.
Vi anbefaler å lese igjennom lovverket og sette dere inn i Datatilsynets retningslinjer for innsyn i e-post og annet elektronisk lagret materiale. Tidligere arbeidstaker må, i følge prosedyrevedtaket, også informeres. Arbeidstaker har også krav på å være til stede ved et eventuelt innsyn. Den det gjelder har også rett til å protestere på innsynet.
Konklusjon
Det er viktig for arbeidsgivere å utarbeide klare retningslinjer for innsyn i e-post, som er i tråd med både nasjonal lovgivning og internasjonale personvernforordninger. Dette vil ikke bare beskytte arbeidsgivers interesser, men også sikre arbeidstakers rettigheter og personvern.
Ønsker du rådgivning, eller mer informasjon rundt dette? Ta kontakt med oss!
